Citra Sekretaris di Era Globalisasi

Citra lama sekretaris adalah,

1. Tugas utamanya hanya sebagai juru ketik dan menerima dikte dengan steno

2. Jenjang karir tidak prospektif

3. Dianggap sebagai profesi yang tidak mempunyai ambisi

4. Diberikan sedikit tanggung jawab

5. Tidak perlu pintar karena hanya pajangan kantor

6. Harus cantik dan berpakaian seksi

Dan sederet citra konvensional lainnya. Namun tuntutan peran di era globalisasi menjadi semakin kompleks. Globalisasi dimaknai dengan gerakan mendunia, yaitu perkembangan pembentukan sistem dan nilai-nilai kehidupan yang bersifat global. Era globalisasi memberikan perubahan besar pada tatanan dunia yang mau tidak mau, siap atau tidak, perubahan memang akan terjadi. 

Peranan sekretaris di era global sekarang ini tidak lagi hanya menjadi "robot" pelaksana perintah namun sebagai mitra strategis bagi atasan. Sekretaris tidak lagi hanya bertanggung jawab dalam urusan administrasi yang konvensional. Pada beberapa institusi/perusahaan, sekretaris hanya dibebani pekerjaan administrasi yang seringkali akhirnya membuat mereka hanya mampu bersikap seperti "robot". Namun pada institusi/perusahaan maju di era global, sekretaris melaksanakan perannya sebagai mitra strategis bagi pimpinan yang juga dapat memfilter pekerjaan dan mampu memberikan masukan-masukan yang positif, serta sebagai pelaksana public relation. Tidak dapat dipungkiri bahwa sekretaris adalah garda depan sebuah institusi/perusahaan, sehingga mereka harus pandai menjaga citra dan kemampuan representatif. Sekretaris mengahadapi banyak tamu pimpinan dari berbagai golongan. Mereka harus mampu melayani tamu-tamu sebaik mungkin, apapun yang kondisi yang dialami oleh sekretaris, dia tetap bertanggung jawab menampilkan kondisi prima baik dalam bertutur, ekspresi, body language, maupun penampilan. Pemilihan bahasa dalam berkomunikasi dengan tamu pimpinan juga penting untuk menjadi perhatian.

Sekretaris juga harus memiliki kemampuan bagaimana menghadapi tamu-tamu VIP (beberapa trik komunikasi, tips obrolan yang bisa mencuri perhatian bisa kita pelajari. Soal ini, akan aku share secara khusus beberapa pengalamanku menghadapi dan melayani tamu VIP, next time ya). Tentu saja dengan siapapun, baik tamu VIP maupun non VIP kita tetap memperlakukan mereka secara khusus. Namun terhadap tamu VIP kita juga berkewajiban melayaninya dengan ekstra khusus, tentu bukan dalam rangka membeda-bedakan, tetapi standar dan aturan memperlakukan tamu VIP memang berbeda. Dalam hal ini kita perlu belajar juga tentang standar protokoler dan lain sebagainya. Sekali lagi karena mereka adalah tamu bos kita yang tentu memiliki kepentingan-kepentingan menyangkut keberlangsungan institusi/perusahaan. 

Jadi semua tamu adalah penting. Tapi tetap kita harus memilah urgensi urusan-urusan mereka. Artinya sekretaris bertanggung jawab mengatur jadwal meeting dan pertemuan pimpinan dengan para tamu (dahulukan yang memang harus didahulukan). Karena dalam urusan agenda, kita tidak dapat serta merta menerapkan aturan antre. Seringkali kita dihadapkan dengan urusan maha mendesak yang harus segera dieksekusi yang imbasnya tidak jarang kita harus mengorbankan agenda yang sudah terschedule. Dalam hal ini sekretaris juga harus memiliki kemampuan meloby pihak-pihak yang menjadi mitra institusi/perusahaan.

Meloby, kelihatannya juga perkara yang mudah ya, tapi ini juga ada ilmunya hehe (banyak hal memang yang harus kita pelajari). Artinya jangan menyepelekan hal-hal kecil karena kadang kala hal besar berawal dari hal-hal kecil. Contoh komunikasi, darimana kita memenangkan sebuah urusan kalau bukan dari komunikasi?. Isi materi presentasi kita bolehlah bagus dan sangat berbobot, namun kita tidak mampu mempresentasikan dan mengkomunikasikan dengan audiens dengan baik, maka apalah arti isi materi yang berbobot itu. Bagaimana cara kita menyampaikan itu adalah hal yang penting. Seringkali dalam sebuah meeting, audiens sebetulnya tengah mengerti apa yang kita maksud. Namun bagaimana cara penyampaian maksud agar dapat lebih dipahami dan diterima itulah yang perlu kita garis bawahi. Jangan sampai kita mengalami kekalahan dalam sebuah urusan karena kegagalan dalam berkomunikasi. 

Di bawah ini adalah beberapa point citra baru sekretaris yaitu diantaranya,

1. Sebagai staf profesional bagi pimpinan dan perusahaan

2. Mempunyai jenjang karir yang jelas hingga tingkat manajer

3. Multi tasking, menguasai pengetahuan, keterampilan, dan bahasa

4. Menguasai public relation

5. Memiliki attitude dan penampilan yang baik untuk menjaga citra institusi/perusahaan

6. Bertanggung jawab atas kelancaran tugas-tugas pimpinan

Jika ingin diceritakan lebih detail mengenai point-point di atas mungkin bisa lebih panjang kali lebar. Tapi karena keterbatasan mata yang sudah beraaaat dan keterbatasan pengetahuan jadi aku cukupkan sampai disini dulu ya. 

Selamat belajar!!!.